Qualiopi : dernière ligne droite

Ce qu'il faut savoir sur la certification Qualiopi

Qualiopi : dernière ligne droite

Qualiopi est une certification à destination des organismes de formations ayant pour ambition de remplacer Datadok.
Cette certification sera obligatoire à partir de janvier 2022.

Dévoilée par le Ministère du Travail en novembre 2019, Qualiopi est une nouvelle marque de certification qualité pour les prestataires d’actions de formation. Elle a pour but d’attester de la qualité et de la conformité du processus de formation mis en place par les organismes. 

Pour proposer des formations prises en charge par des organismes financeurs (OPCO, OPCA, CPF, etc), les organismes de formation devront obligatoirement être certifiés Qualiopi. 

Étapes du processus Qualiopi :

Étapes du processus Qualiopi :

Quelles sont les étapes à mettre en place pour obtenir la certification Qualiopi ?

1. Formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur 

Retrouvez une liste d’organismes certificateurs en cliquant sur le lien suivant :  https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs 

2. Préparer l’audit 

L’objectif ici est de préparer le maximum de preuves et de processus pour répondre aux 7 critères Qualiopi. C’est à ce moment également que vous pouvez commencer à rédiger de la documentation pour expliquer vos processus et vos preuves. Si vous étiez Datadock, certains éléments peuvent être repris. 

3. Accompagnement / Pré-Audit 

Cette étape est facultative. Elle vous permets d’être accompagné par un prestataire externe pour vous aider à l’obtention de la certification lors de l’audit de l’organisme certificateur. 

4. L’audit 

L’auditeur Qualiopi audite votre organisme au sein de vos locaux ou dans les locaux du certificateur. Généralement, une date a déjà été décidée en amont avec votre organisme certificateur. 

Vous pouvez également demander un pré-audit par téléphone qui permet d’effectuer des corrections supplémentaires avant cet audit final.

5. Évaluation par le certificateur

À la suite de l’audit, l’auditeur rend son rapport et c’est le certificateur qui, après étude, décide de vous certifier ou non. Si certains processus ne sont pas conformes, vous aurez une liste de non-conformités mineures ou majeures. Vous devez alors fournir un plan d’action pour corriger ces non-conformités.

6. Certification

Un mois (environ) après toutes vos corrections, vous êtes enfin certifié Qualiopi ! Vous pouvez désormais ajouter le logo Qualiopi sur votre site.

7. Audit de contrôle / surveillance 

Vous serez soumis à un audit de contrôle en moyenne tous les 8 mois.

8. Audit de renouvellement

Vous devrez renouveler votre certification tous les 3 ans et cela 4 mois avant la date de fin de votre certification. 

Préparation de l’audit

Préparation de l’audit

La grille d’évaluation contient 7 critères à respecter avec des indicateurs clés pour chacun des critères (32 au total). 

  • Qualiopi critère 1 : Information au public
  • Qualiopi critère 2 : Objectif et adaptation des prestations
  • Qualiopi critère 3 : Accueil, suivi et évaluation du public
  • Qualiopi critère 4 : Adéquations des moyens
  • Qualiopi critère 5 : Qualification du personnel
  • Qualiopi critère 6 : Investissement dans l’environnement professionnel
  • Qualiopi critère 7 : Appréciations et amélioration continue

Pour connaître le détail des critères, consultez le référentiel complet en cliquant sur le lien suivant : https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-ressources-documentaires/documentation-et-publications-officielles/guides/guide-referentiel-national-qualite 

Pour préparer votre audit, il est conseillé de faire un rétroplanning de vos actions à partir de la date d’audit qui vous a été attribuée. Le temps de préparation de votre audit dépend le plus souvent de la taille de votre organisme, du nombre de personnes gérant la préparation de l’audit et de la mise en œuvre des critères en amont de la procédure.

Attention, pour les organismes sous-traitants ou de formations à distance, le nombre de critères à prouver sont différents.

Il est intéressant de se faire accompagner  pendant votre préparation ou de faire un pré-audit (900/950€ pour un pré-audit) afin d’être prêt le jour de l’audit de l’organisme certificateur. Les tarifs d’accompagnement varient et peuvent dépendre de la taille de votre organisme.

Nous organisons un webinair sur les erreurs à éviter pendant l’audit. Pour participer ou revoir ce webinair en replay, inscrivez vous : ici

L’audit Qualiopi

L’audit Qualiopi

L’audit se déroule généralement sur un ou deux jours (entre 2000/2500€ pour 2 jours d’audit) et se déroule comme ceci :

  1. Réunion d’ouverture : présentation de l’organisme de formation et de sa démarche qualité, etc.
  2. Audit : Vérification de chaque critère, des process et des preuves
  3. Réunion de clôture

En cas de non-conformités, vous avez 3 mois pour les corriger afin d’être certifié. Pas d’inquiétude, la majorité des écarts sont corrigée pendant l’audit ou dans les 2 jours suivants.

Le délai de certification est en moyenne de 4 semaines (une fois l’audit passé et les écarts corrigés).

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